¿Sabía usted que, según estimaciones del sector, las empresas en Ecuador pueden perder hasta un 15% de sus activos fijos no circulantes por extravío, obsolescencia no detectada o robos a pequeña escala en un periodo de cinco años? La tecnología de Identificación por Radiofrecuencia (RFID) ha introducido un cambio radical en cómo las empresas protegen estas inversiones. Comprender su funcionamiento y beneficios es clave para mantener su negocio en cumplimiento con la normativa local, optimizar sus operaciones y planificar estratégicamente su futuro financiero. En esta guía informativa, le explicamos de manera clara lo que necesita saber sobre esta tecnología y su impacto directo en su empresa.
Resumen Ejecutivo
En resumen, este artículo le ayudará a:
- Entender qué es la tecnología RFID y cómo se aplica al control de activos fijos.
- Identificar las 5 razones clave por las que la implementación de RFID supera a los métodos tradicionales como el código de barras o los conteos manuales.
- Prepararse para cumplir adecuadamente con las normativas del SRI y la Superintendencia de Compañías en lo que respecta a la gestión de activos.
- Conocer cómo la tecnología RFID puede generar un retorno de inversión positivo, incluso para las PYMES.
- Evitar errores comunes en la gestión de activos que pueden derivar en pérdidas financieras y problemas en auditorías.
¿Qué es la Tecnología RFID para el Control de Activos Fijos?
La Identificación por Radiofrecuencia (RFID) es un sistema que utiliza ondas de radio para identificar, leer y rastrear etiquetas (tags) adheridas a los objetos. Cada etiqueta contiene un chip con un identificador único. A diferencia del código de barras, las etiquetas RFID no necesitan una línea de visión directa para ser leídas y pueden escanearse de forma masiva y a distancia.
Analogía Local: El “Peaje Electrónico” de sus Activos
Para entenderlo mejor, piense en la tecnología RFID como un “peaje electrónico” personal para cada uno de sus activos. Así como un TAG vehicular permite que un auto pase por el peaje sin detenerse y quede registrado de forma automática, una etiqueta RFID permite “ver” y contar cada activo de forma instantánea, sin necesidad de buscarlo y escanearlo visualmente uno por uno. Es la diferencia entre contar el tráfico manualmente y tener un sistema automático que le dice qué “vehículos” (activos) tiene, dónde están y si alguno se ha desviado de su ruta planificada.
5 Razones Clave para Implementar RFID en su Inventario de Activos Fijos
- Velocidad y Precisión Drásticamente Mejoradas: Un inventario manual o con código de barras de una oficina puede tardar horas y está sujeto a errores humanos. Con RFID, un lector puede registrar todos los activos etiquetados en un área de varios metros cuadrados en cuestión de segundos. Esto reduce el tiempo de inventario hasta en un 90%, liberando a su personal para tareas de mayor valor.
- Control Total y Trazabilidad en Tiempo Real: La tecnología RFID permite saber no solo qué activos tiene, sino dónde están. Se pueden instalar lectores fijos en puntos estratégicos (como puertas de bodegas o salidas de oficinas) para registrar automáticamente el movimiento de los activos, creando un historial de trazabilidad completo que disuade el robo y facilita la localización de equipos.
- Reducción de Pérdidas y Costos Ocultos: Los activos fijos, como computadoras, herramientas especializadas o equipos médicos, representan una inversión significativa. La pérdida de uno solo de estos ítems puede tener un impacto financiero considerable. RFID minimiza las pérdidas por extravío o robo, y al mantener un registro preciso, evita compras innecesarias de equipos que se creían perdidos.
- Optimización para Auditorías y Cumplimiento Normativo: Una base de datos de activos fijos precisa y fácilmente verificable es fundamental para las auditorías financieras. Facilita la labor de los auditores externos y asegura que los reportes presentados a la Superintendencia de Compañías sean un reflejo fiel de la realidad. Además, un control exacto es indispensable para el cálculo correcto de la depreciación, un dato clave para la declaración del Impuesto a la Renta ante el SRI.
- Mejora en la Planificación del Mantenimiento y Ciclo de Vida: Al tener cada activo claramente identificado y localizado, es más sencillo implementar y seguir un cronograma de mantenimiento preventivo. El sistema puede alertar cuándo un equipo necesita revisión, extendiendo su vida útil. Asimismo, facilita la identificación de activos obsoletos o en desuso para darlos de baja contablemente y liberar capital.
Mini-Caso de Estudio: El Desafío de “Clínica Andina”
- Problema: “Clínica Andina”, un hospital real, pero no nombre ficticio en Quito, enfrentaba serios problemas para localizar y gestionar su equipo médico móvil, como bombas de infusión y monitores portátiles. Los inventarios anuales eran una pesadilla logística que requería cerrar áreas temporalmente y el personal de enfermería perdía tiempo valioso buscando equipos, afectando la atención al paciente.
- Solución: Implementaron un sistema de RFID, colocando etiquetas en más de 500 activos críticos y instalando lectores en puntos clave como quirófanos, bodegas y pisos de hospitalización.
- Resultado: Redujeron el tiempo de inventario de dos semanas a un solo día. La pérdida de equipos se redujo en un 80% en el primer año y el personal ahora podía localizar cualquier equipo necesario en minutos a través de una aplicación, mejorando significativamente la eficiencia operativa.
Aspectos Críticos que Deben Considerar las PYMES
Análisis Contrafactual: La Objeción del Costo
Una objeción común es: “Mi empresa es demasiado pequeña, la tecnología RFID es muy cara y compleja para mí”.
Esta percepción es comprensible, pero debe analizarse desde la perspectiva del retorno de inversión (ROI). Si bien existe un costo inicial en etiquetas, lectores y software, este debe compararse con el costo recurrente de no tener control: la pérdida de una sola laptop de alta gama, una herramienta especializada o el tiempo de inactividad por no encontrar un activo clave pueden superar rápidamente el costo de un sistema RFID básico. La tecnología se ha vuelto más accesible, y el verdadero “costo” reside en seguir operando a ciegas. Es una inversión en eficiencia y seguridad, no un gasto.
Mini-Caso de Estudio Hipotético: El Control en “Constructora del Pacífico”
- Problema: “Constructora del Pacífico”, una PYME de Guayaquil, perdía constantemente herramientas manuales eléctricas y maquinaria pequeña en sus diferentes proyectos de construcción. El control mediante hojas de Excel era ineficiente y al final de cada obra, el costo de reposición de herramientas “desaparecidas” mermaba significativamente la utilidad del proyecto.
- Solución: Decidieron invertir en un kit básico de RFID para sus 50 herramientas más valiosas. Etiquetaron cada una y usaban un lector portátil para verificar la entrada y salida de equipos de la bodega central y al final de cada jornada en la obra.
- Resultado: En seis meses, el costo de la implementación se pagó por sí solo al evitar la pérdida de solo tres herramientas especializadas. Además, mejoraron la asignación de recursos al saber exactamente qué herramientas estaban disponibles y cuáles en uso, optimizando la planificación.
Contexto Legislativo y Normativo Relevante en Ecuador
- Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros: Esta entidad exige que los estados financieros reflejen la imagen fiel de la empresa. Un inventario de activos fijos impreciso afecta directamente el valor del Propiedad, Planta y Equipo en el Balance General, pudiendo generar observaciones en las auditorías.
- Servicio de Rentas Internas (SRI): El control de activos fijos es crucial para el cálculo de la depreciación anual, que es un gasto deducible para el Impuesto a la Renta. El SRI puede requerir en una auditoría el detalle de los activos, su valor en libros y la consistencia de su depreciación. Un sistema RFID proporciona un soporte documental robusto y verificable para estos cálculos, minimizando el riesgo de glosas tributarias.
Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre RFID para Activos Fijos
- ¿Cuál es la diferencia principal entre RFID y código de barras? La principal diferencia es que el código de barras requiere una línea de visión directa para ser leído y solo puede escanearse uno a la vez. Las etiquetas RFID pueden leerse a distancia, sin línea de visión, y de forma masiva (cientos de etiquetas por segundo).
- ¿Son reutilizables las etiquetas RFID? Sí, la mayoría de las etiquetas RFID diseñadas para activos fijos son robustas y pueden ser reprogramadas y reutilizadas si el activo es dado de baja.
- ¿Qué tan seguras son las etiquetas RFID? ¿Puede alguien copiar la información? Las etiquetas RFID modernas pueden incorporar niveles de encriptación y protección con contraseña, lo que hace muy difícil que sean clonadas o leídas por personal no autorizado.
- ¿La implementación de RFID requiere cambiar mi sistema contable actual? No necesariamente. La mayoría de los software de gestión de activos fijos por RFID están diseñados para integrarse y exportar datos compatibles con los principales sistemas contables y ERPs del mercado.
- ¿Cuánto https://deltechaudit.ec/inventarios-fisicos/cuesta implementar un sistema RFID en una PYME en Ecuador? El costo varía según la cantidad de activos a etiquetar y el tipo de lectores necesarios. Sin embargo, existen kits de inicio y soluciones escalables que hacen la inversión inicial manejable, con un retorno de inversión visible a corto y mediano plazo a través de la reducción de pérdidas y la mejora de la eficiencia.
¿Cómo podemos ayudarle?
Para mayor información puede contactarnos.
¿Necesitas ayuda profesional?
Contáctenos por WhatsApp
Además, hemos preparado un webinar gratuito sobre la transformación digital para Inventarios Físicos, para inscribirse solo debe visitarnos.
Alcance nuevas alturas
Empiece su curso en línea hoy!
