En un entorno empresarial donde la confianza es un activo invaluable, el fraude corporativo representa una amenaza silenciosa pero devastadora. ¿Sabía que, según estudios globales, las organizaciones pierden un estimado del 5% de sus ingresos anuales por fraude?
En Ecuador, donde el marco legal ha evolucionado para sancionar no solo a los individuos sino también a las empresas, la prevención activa ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad estratégica.
La Norma ISO 37003 emerge como una guía de referencia internacional para establecer, implementar y mantener un Sistema de Gestión para el Control del Fraude (SGCF).
Comprender y aplicar sus directrices es fundamental para blindar su negocio, proteger su reputación y asegurar el cumplimiento normativo en el país. En este artículo, desglosamos lo que todo gerente y dueño de empresa en Ecuador debe saber para transformar la gestión antifraude de un gasto a una inversión inteligente.
¿Qué es Exactamente la Norma ISO 37003?
La ISO 37003 es un estándar internacional que proporciona una guía detallada para que las organizaciones de cualquier tamaño o sector puedan desarrollar un sistema robusto para prevenir, detectar y responder a incidentes de fraude.
Es importante aclarar que no es una norma certificable como la ISO 9001 (Calidad) o la ISO 37001 (Antisoborno), sino un manual de buenas prácticas. Su objetivo es integrar el control del fraude en la estructura de gobernanza y gestión de riesgos de la empresa.
El marco de la norma se basa en cuatro pilares fundamentales:
- Prevención: Crear una cultura de integridad y establecer controles proactivos para minimizar las oportunidades de fraude.
- Detección: Implementar mecanismos para identificar actividades sospechosas de manera temprana.
- Respuesta: Establecer procedimientos claros para investigar, gestionar y remediar los incidentes de fraude cuando ocurren.
- Mejora continua: Evaluar constantemente la efectividad del sistema y adaptarlo a nuevos riesgos.
El Contexto Ecuatoriano: Más Allá de la Buena Voluntad
En Ecuador, la lucha contra el fraude corporativo tiene un sustento legal claro y contundente. El Código Orgánico Integral Penal (COIP) establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas. Esto significa que una empresa puede ser sancionada con multas severas, la prohibición de contratar con el Estado e incluso su disolución si se demuestra que un delito, como la estafa, la administración fraudulenta o la defraudación tributaria, se cometió en su beneficio.
Sin embargo, el mismo COIP contempla como una circunstancia atenuante la implementación de modelos de prevención de delitos. Aquí es donde la ISO 37003 adquiere una relevancia crucial. Adoptar un sistema basado en esta norma no solo protege operativamente a la empresa, sino que también sirve como evidencia ante la Fiscalía y los jueces de que la organización actuó con la debida diligencia para prevenir actos ilícitos. Entidades como la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros y el Servicio de Rentas Internas (SRI) también fiscalizan las prácticas empresariales, haciendo indispensable una gestión transparente y controlada.
Mini-Caso de Estudio: El Descuido Costoso de “Comercial Andina S.A.”
“Comercial Andina S.A.” (nombre ficticio), una distribuidora de productos de consumo masivo en Quito, confiaba ciegamente en su equipo de ventas y en sus procesos manuales. Durante una auditoría interna, se descubrió una fuga sistemática de fondos a través de un esquema de “jineteo de cobranzas”, donde un vendedor cobraba facturas antiguas con dinero de cobros nuevos, quedándose con una parte. El fraude, que se extendió por más de un año, representó una pérdida de casi $80,000. El problema radicaba en la falta de segregación de funciones (el mismo vendedor cobraba, depositaba y registraba) y la ausencia de una conciliación de cartera periódica y sorpresiva.
Aplicación de la ISO 37003: Si hubiese seguido principios alineados con la ISO 37003, la empresa habría implementado un control simple: el personal de ventas ya no manejaría efectivo; los pagos se canalizarían a través de transferencias bancarias directas y depósitos en cuenta. Adicionalmente, se podría crear un puesto de analista de cartera para realizar confirmaciones aleatorias con clientes semanalmente.
Resultados posibles: Evaluando los riesgos con esta norma, la empresa podria eliminar por completo este tipo de fraude, e inclusive mejorar su flujo de caja en un 15% al acelerar el registro real de los pagos. La inversión en reestructurar el proceso es mínima en comparación con la pérdida posible.
Integrando la Gestión de Riesgos: El Papel de la Norma UNE 19602
Para una protección integral, la gestión antifraude no puede vivir aislada. Debe conectarse con otras áreas de riesgo, especialmente el tributario. Aquí es donde la norma UNE 19602 sobre Sistemas de Gestión de Compliance Tributario juega un papel complementario.
Mientras la ISO 37003 aborda el fraude en un sentido amplio (interno y externo), la UNE 19602 se enfoca específicamente en prevenir y gestionar los riesgos fiscales para evitar sanciones o delitos contra el Fisco.
Analogía: Construyendo la Fortaleza de su Negocio
Pensemos en la gestión de riesgos como la construcción de una fortaleza para proteger el patrimonio de su empresa.
- La Norma ISO 37003 es el “ecotéc” o el muro perimetral. Es la primera gran barrera que disuade a los invasores (defraudadores internos o externos) y define los controles de acceso (políticas y procedimientos).
- La Norma UNE 19602 son las torres de vigilancia especializadas en la frontera fiscal. Se aseguran de que todas las caravanas de comercio (transacciones) cumplan con las leyes del “reino” (el SRI), evitando conflictos y multas costosas.
Una fortaleza solo con muros es vulnerable a ataques específicos, y torres sin un muro perimetral dejan el resto del castillo expuesto. Juntas, crean un sistema de defensa robusto e integrado que protege a la organización desde todos los flancos.
Objeción Común: “Mi Empresa es Demasiado Pequeña para Tanta Burocracia”
Es una preocupación válida. El dueño de una PYME en Guayaquil o Cuenca podría pensar: “Apenas tengo tiempo para vender, ¿cómo voy a implementar una norma internacional?”.
Refutación: Esta es una visión a corto plazo. No implementar controles básicos desde el inicio es como construir una casa sin poner las columnas correctas. Al principio parece más rápido y barato, pero cuando quiera construir un segundo piso (hacer crecer el negocio), la estructura colapsará. Implementar los principios de la ISO 37003 no significa contratar un ejército de auditores. Significa empezar con pasos sencillos y escalables:
- Segregar funciones críticas: Quien cobra no debe ser quien registra.
- Establecer autorizaciones simples: Compras por encima de cierto monto requieren dos firmas.
- Realizar arqueos de caja sorpresivos.
- Crear un código de ética simple y comunicarlo.
Estos “dolores de cabeza” iniciales son infinitamente menores que el caos y los sobrecostos de “poner la casa en orden” cuando el fraude ya ha ocurrido y la empresa ha crecido de forma desorganizada. La falta de control es un lujo que ninguna empresa, grande o pequeña, puede permitirse en Ecuador.
Consecuencias de Ignorar la Gestión Antifraude
No tomar en serio la prevención del fraude va más allá de las pérdidas económicas directas. Las repercusiones pueden ser devastadoras:
- Sanciones Legales: Como se mencionó, el COIP contempla multas y hasta la disolución de la empresa.
- Daño Reputacional: La noticia de un fraude puede destruir la confianza de clientes, proveedores e instituciones financieras. Obtener crédito o atraer inversionistas se vuelve una tarea titánica.
- Desmoralización Interna: Un ambiente sin controles fomenta la deshonestidad y afecta la moral de los empleados honrados.
- Costos de Remediación: El costo de investigar un fraude, contratar abogados y auditores forenses, y reparar los sistemas suele ser mucho mayor que el monto del fraude mismo.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Es obligatorio implementar la ISO 37003 en Ecuador? No, su implementación es voluntaria. Sin embargo, dado el marco de responsabilidad penal para empresas en el COIP, adoptar sus directrices es una forma muy recomendable de demostrar la debida diligencia y mitigar riesgos legales.
¿Mi empresa puede certificarse en ISO 37003? La norma ISO 37003 es una guía, por lo que no es certificable. Las empresas pueden obtener una declaración de conformidad o una auditoría de un tercero que verifique que su sistema está alineado con las directrices de la norma, pero no recibirán un “certificado” como en otros estándares ISO.
¿Cuánto cuesta implementar un sistema de gestión antifraude? El costo varía enormemente según el tamaño y la complejidad de la empresa. Para una PYME, puede empezar con una inversión mínima en capacitación y la reestructuración de procesos internos. Para una corporación grande, puede implicar software especializado y consultoría. La pregunta clave es: ¿cuánto le costaría a su empresa no implementarlo?
¿Qué tipo de fraude es más común en las empresas ecuatorianas? Los esquemas más comunes incluyen la malversación de activos (como el robo de efectivo o inventario), el fraude en la facturación (crear facturas falsas o a proveedores ficticios) y la corrupción (sobornos o conflictos de interés).
¿Por dónde empiezo? El primer paso es un diagnóstico de riesgos de fraude. Identifique las áreas más vulnerables de su negocio (tesorería, compras, ventas, inventario) y evalúe los controles que tiene actualmente. Este mapa de riesgos le dirá exactamente dónde necesita enfocar sus esfuerzos iniciales.
Próximos pasos:
- Consulte la página del servicio relacionado con la ISO 37003
- Contáctenos para atender su necesidad de prevención y detección
