La Erosión Silenciosa del Margen Neto: Riesgo de Deducibilidad
Como líderes financieros, a menudo nos enfocamos en el EBITDA y el crecimiento de los ingresos brutos. Sin embargo, en el entorno regulatorio ecuatoriano, la línea final del P&G es extremadamente sensible a la calidad de la Conciliación Tributaria.
Estamos a pocas semanas del cierre fiscal 2025, y el riesgo más inminente para la rentabilidad de su compañía no es necesariamente una caída en ventas, sino la inadmisibilidad de gastos operativos clave por parte del Servicio de Rentas Internas (SRI).
Un gasto real, ejecutado y necesario, puede convertirse en una carga impositiva del 25% (más recargos) si no cumple con los criterios de causalidad, legalidad y bancarización estipulados en la Ley de Régimen Tributario Interno (LRTI).
La diferencia entre la utilidad contable y la utilidad gravable es donde se gana o se pierde la eficiencia fiscal de la corporación.
Los 5 Puntos Ciegos en el Cierre Fiscal
Desde nuestra práctica en Deltech Auditores, hemos identificado cinco vulnerabilidades críticas que suelen pasar desapercibidas hasta que es demasiado tarde (enero del siguiente año o durante una determinación del SRI).
Actuar sobre estos puntos antes del 31 de diciembre es imperativo:
- Falla en la Bancarización (El Umbral de los $1.000): A menudo, en la operatividad diaria, se fraccionan pagos o se utilizan cajas chicas para montos acumulados que superan los $1.000 USD. Según la normativa, cualquier transacción superior a este monto debe utilizar el sistema financiero. Sin la traza bancaria adecuada, el gasto es automáticamente no deducible, independientemente de tener la factura física o electrónica.
- Sustentos Electrónicos No Validados (El XML es la clave): Recibir el PDF de una factura no es suficiente. Hemos detectado casos donde el RIDE (PDF) existe, pero el archivo XML no ha sido autorizado por el SRI o está anulado en el sistema del proveedor. Sin un XML válido y autorizado al momento del cierre, el crédito tributario y el gasto son inexistentes para el fisco.
- Causalidad Débil en Gastos de Gestión: Gastos de viaje, representación o consultorías que no tienen un informe de materialidad (entregables) que demuestre cómo ese gasto generó, mantuvo o mejoró la renta gravada. El SRI rechaza facturas genéricas por “Servicios Profesionales” sin contratos ni informes de respaldo.
- Confusión entre Provisión NIIF y Gasto Deducible: Bajo NIIF, usted debe registrar provisiones (ej. Jubilación Patronal, Desahucio, Deterioro de Cartera). Sin embargo, tributariamente, muchas de estas provisiones son gastos no deducibles temporarios hasta que se cumplan condiciones específicas (ej. el pago efectivo o el estudio actuarial validado). No segregar esto en el impuesto diferido es un error técnico grave.
- Retenciones en la Fuente Incorrectas: No efectuar la retención en la fuente dentro de los plazos, o aplicarla con el código incorrecto, inhabilita la deducibilidad del gasto asociado, incluso si se pagó al proveedor. La empresa asume el costo del impuesto no retenido más la multa, perdiendo el escudo fiscal del gasto.
Revise la ley de régimen tributario interno y su reglamento para mayor información.
Caso de Estudio: Mitigación de Riesgo en “Logística Andina S.A.”
Por confidencialidad, se ha modificado el nombre del cliente.
El Desafío: Una multinacional de logística operando en Quito presentaba $120,000 en gastos de mantenimiento de flota tercerizada. Aunque el servicio fue real, los soportes documentales eran inconsistentes y varios pagos se realizaron en efectivo por “emergencias en ruta”.
La Intervención Deltech: Durante nuestra revisión preliminar en noviembre (Auditoría de Medio Término), detectamos que el 40% de estos gastos corrían riesgo de glosa por falta de bancarización y contratos marco.
La Solución: Implementamos un protocolo de regularización inmediata antes del cierre de año. Se bancarizaron los pagos pendientes mediante transferencias directas validadas y se anexaron las bitácoras de mantenimiento a los contratos de servicio, fortaleciendo la causalidad.
Resultado: Se salvaguardó la deducibilidad de $48,000 que, de otro modo, habrían incrementado la base imponible, ahorrando a la empresa aproximadamente $12,000 en Impuesto a la Renta más posibles multas por defraudación.
La Analogía de Negocios: El Control de Aduanas
Imagine su contabilidad como una frontera internacional y sus gastos como mercancías que intentan ingresar al territorio de la “Deducibilidad”. El SRI actúa como el oficial de aduanas. No importa si la mercancía (el gasto) es real y legítima; si no tiene el visado correcto (Factura válida), el sello de origen (Causalidad) y el registro de transporte (Bancarización), la mercancía se confisca en la frontera. Nuestra labor en Deltech Auditores es asegurar que todos los papeles estén en regla antes de que la mercancía llegue a la garita de control el 31 de diciembre.
Auditoría: ¿Gasto o Blindaje de Capital?
Es común escuchar en mesas directivas que la auditoría tributaria preventiva es un costo adicional. Esta es una visión incompleta. Una glosa tributaria promedio por desconocimiento de gastos suele costar entre 5 y 10 veces más que los honorarios de una auditoría preventiva de calidad. Ver la auditoría como un commodity es arriesgar el patrimonio. En Deltech, transformamos la auditoría en una inversión de Gobernanza y Protección de Capital, asegurando que sus utilidades reportadas sean reales y libres de contingencias futuras.
Tecnología y Rigor Interno
En Deltech Auditores, predicamos con el ejemplo. Nuestra gestión interna y control de procesos se soportan en sistemas ERP robustos como Odoo, lo que nos permite mantener una trazabilidad impecable de nuestras propias operaciones.
Entendemos la importancia de la integridad de los datos porque la aplicamos en nuestra casa, garantizando que cuando auditamos la suya, lo hacemos con la precisión tecnológica que el mercado actual exige.
Su Próximo Movimiento Estratégico
El 31 de diciembre es una fecha límite inamovible. No espere a marzo para descubrir sus contingencias fiscales.
Invite a Deltech Auditores a realizar un Diagnóstico de Vulnerabilidad Fiscal de Cierre. Permítanos validar sus sustentos y asegurar su eficiencia tributaria antes de que el ejercicio fiscal concluya.
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